Begroting en dekkingsplan

Welke kosten verwacht je te maken bij het realiseren van jouw project? En hoe denk je deze kosten te gaan dekken? Ook subsidiegevers willen dit van je weten!

In een begroting geef je een overzicht van de uitgaven en in een dekkingsplan zet je de inkomsten – waarmee je deze kosten dekt – op een rij. Bij de afrekening maak je duidelijk wat de werkelijke uitgaven en inkomsten zijn geweest.

Begroting

Een paar punten zijn belangrijk als je een begroting opstelt:

• In een tabel zet je tegenover de uitgaven de inkomsten die je verwacht te krijgen. Het totale bedrag van de uitgaven moet hetzelfde bedrag zijn als het totale bedrag aan inkomsten.
• Maak een realistische inschatting van de kosten en inkomsten. Baseer je op informatie van eerdere projecten, op offertes en op adviezen van derden.
• Maak onderscheid tussen de bedragen met en zonder BTW.
• Geef in een toelichting op je begroting uitleg hoe je tot bepaalde bedragen gekomen bent. Licht bijvoorbeeld toe op basis van hoeveel uren het honorarium is vastgesteld of hoeveel dagen je een theaterzaal huurt.
• Sla geen enkele kostenpost over!
• Wees creatief in het beperken van kosten: werk bijvoorbeeld met vrijwilligers of verkoop het programmaboekje.

Uitgaven

Een begroting kan uit de volgende kostenposten bestaan:

• Honoraria van professioneel inhoudelijk betrokkenen, zoals een regisseur of dirigent
• Honoraria van overige betaalde medewerkers, zoals bewaking, lichttechnicus of kaartverkoper
• Vrijwilligersvergoedingen
• Vergunningen/vergoedingen bijvoorbeeld voor auteursrecht of spelen op locatie
• Relatiegeschenken zoals bloemen voor de spelers of wijn voor de chauffeurs
• Materiaal voor decors, kostuums, schilderijen, objecten of instrumenten
• Overhead, voor elk project maak je ook indirecte kosten voor je stichting of vereniging, zoals telefoon-, verzend- en administratiekosten
• Reiskosten en verblijfkosten voor medewerkers aan een project
• Catering tijdens een project of bijeenkomst.
• Huur accommodatie, zoals theaterzaal, expositieruimte, muziekpodium, dansstudio of website
• Huur faciliteiten, zoals repetitieruimte of atelierruimte
• Vervoerskosten, zoals de huur van een bestelbus en benzinekosten
• Publiciteit, denk aan printkosten voor posters, maar ook kosten voor een website of het inhuren van een fotograaf.
• Onvoorzien, een post die rekening houdt met onverwachte kosten die nog gemaakt moeten gaan worden

Inkomsten

Probeer je bij het dekkingsplan te richten op verschillende inkomstenbronnen. Denk bijvoorbeeld niet alleen aan subsidies, maar laat je ook sponsoren of zorg dat je inkomsten krijgt van de verkoop van het programmaboekje, t-shirts of cd’s . Zorg wel dat je dekkingsplan haalbaar is; schat de inkomsten realistisch in.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende inkomstenbronnen:

• Subsidies (zie ook: Subsidiemogelijkheden)
• Sponsors
• Bijdragen van vrienden van de stichting
• Contributies van leden
• Commerciële activiteiten, zoals baromzet of T-shirtverkoop
• Eigen bijdrage
• Entreegeld

Afrekening

Houd je financiële administratie goed bij en pas je begroting aan als het nodig is. Als je bijvoorbeeld minder subsidie krijgt dan je had verwacht, moet je bezuinigen op je projectkosten. Bewaar alle offertes, bonnen en contracten.

Na afloop van het project komt de afrekening. Je maakt dan het uiteindelijke overzicht van uitgaven en inkomsten. Deze afrekening wordt vaak door subsidiegevers opgevraagd, zodat zij kunnen zien hoe hun geld uiteindelijk besteed is.